Quatre astuces pour gérer votre Intranet

Vous souhaitez mettre en place un Intranet collaboratif mais ne savez pas par quel bout vous y prendre ? Sans se vouloir être une liste exhaustive de toutes les étapes à suivre pour lancer et piloter un tel projet au sein de votre entreprise, voilà quatre grandes idées qui vous permettront de nourrir votre réflexion avant de vous lancer. La première d’entre elles ? Votre Intranet doit devenir incontournable !

Effectivement, ne perdez pas de vue votre objectif premier : votre Intranet doit devenir un outil incontournable. En premier lieu, prenez le temps de cadrer votre projet.

Définissez sérieusement vos objectifs, vos enjeux et vos contraintes (coût, temps, etc.).  Connaissez votre cible : à qui vous adressez-vous et pourquoi ? Enfin n’oubliez pas d’intégrer un volet communication dans votre démarche. A l’image de Rome qui ne s’est pas construite en un jour, votre Intranet ne fonctionnera pas en un claquement de doigt ; et même lorsqu’il sera opérationnel, il faudra du temps pour que vos collaborateurs en fassent un outil du quotidien. Avant même de lancer le chantier technique, il faut mettre à plat votre stratégie de contenu. Comment rendre ce nouvel outil à la fois attractif et utile ? Quel genre de documents ou d’outils allez-vous leur mettre à disposition ? N’oubliez pas : vous devez rendre votre Intranet incontournable … et utile !

Impossible de connaître finement dès le lancement de votre Intranet le comportement de vos futurs utilisateurs. Steve Jobs n’a jamais pensé à un tel succès lorsqu’il lança son AppStore ! Pensez à mettre en place les outils et les indicateurs qui vous permettront de mesurer la performance des contenus ou des outils que vous proposez. Vous aurez peut-être des surprises. Qu’ils soient bons ou mauvais, les résultats fournis par ces indicateurs vous permettront de réagir avec justesse et d’adapter votre stratégie à tout moment.

Ne restez pas non plus derrière votre écran ! Allez à la rencontre de vos utilisateurs.  Cela vous permettra de comprendre leur rapport à l’outil et de renforcer la démarche collaborative : en discutant avec les autres vous identifierez plus facilement les « moteurs », ceux qui ont adopté l’outil et s’en servent le mieux. Ensemble vous pourrez plus facilement généraliser l’utilisation de ce nouvel outil au sein de votre entité.

Des documents mis à disposition ? Une messagerie instantanée ? Un système de gestion des vacances pour tous ? Des forums de discussion pour lancer des idées ? Un trombinoscope pour mieux vous connaitre ? Les outils pour rendre votre plateforme attractive et essentielle sont nombreux. Sachez les utiliser à bon escient !

Un site Internet séduit. Un Intranet fidélise. Ce n’est pas la même démarche. La plus grande qualité d’un Intranet est la simplicité. Réduisez le nombre d’icônes à l’écran. Adoptez une charte graphique épurée sur toutes les pages de l’outil. Maximisez l’espace disponible et proposez une navigation simple ! Facile à dire n’est-ce pas ?

Lorsque notre dernier client nous a demandé de construire un Intranet collaboratif via la technologie intra’know, nous avons tout de suite travaillé sur une maquette. Ayant déjà travaillé ensemble auparavant, nous connaissions déjà la population cible et les services qui pouvaient répondre au besoin. Nous avons donc rapidement proposé de tester une maquette auprès de quelques personnes. La démarche a été très positive car nous avons récupéré en très peu de temps les informations dont nous avions besoin pour lancer le chantier technique.

« Bien connaître la population cible et lui proposer quelque chose à prendre en main a été la clé pour réussir le projet ».

Avant de conclure, une infographie plutôt complète qui résume la démarche de mise en place d’un Intranet au sein d’une entreprise.  Maintenant c’est à vous de jouer !