Une solution intranet extranet pour travailler en mode collaboratif

Dans un flux permanent et inépuisable d’informations, les entreprises cherchent le meilleur moyen de partager les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment. L’objectif ? Améliorer leur performance globale.

Un intranet/extranet n’est plus uniquement ce que l’on a connu au début des années 2000 : un ensemble de pages web statiques ! Les intranet ou extranet sont aujourd’hui devenus de véritables outils de travail collaboratif, couvrant un large éventail de fonctionnalités. Ils ont pour objectif de correctement diffuser l’information.

Les objectifs de la bonne circulation de l’information sont multiples. Elle permet de créer du lien et de favoriser la collaboration entre les salariés d’une entreprise. Elle valorise les savoir-faire de chacun en les diffusant aux autres collaborateurs.

L’utilisation d’un outil commun permet également d’unifier la gestion des plans d’action et de mieux piloter son activité. Elle peut aussi concerner l’optimisation du mode de fonctionnement des ressources humaines.

Elle permet également d’élaborer et de mettre en place des référentiels de travail communs, en somme de gérer les processus qualité au sein de l’entreprise.

Le principal bénéfice d’un tel outil est d’alimenter et de faire vivre la mémoire collective de l’entreprise. La possibilité de travailler à plusieurs sur un même sujet et de partager l’avancement d’un projet est également fédérateur. Enfin, l’utilisation d’un outil permet permet d’améliorer la productivité des collaborateurs, l’accès et le partage d’information devant plus simple.

Comme nous l’avons vu précédemment, la mise en place de ce type d’outil fluidifie les activités transverses de l’entreprise. Ainsi, tous les secteurs de l’entreprise sont concernés : Les RH, la gestion de projet, la gestion qualité, etc.

Un intranet/extranet comme intra’know offre des outils de reportings pour comprendre et suivre l’évolutions des comportements dans l’utilisation de l’outil.

N’oublions pas que la démarche Lean ne doit pas afficher des objectifs uniquement comptables. Dans la conduite du changement, la dimension humaine est prépondérante.  Une bonne communication, une mobilisation constante des acteurs et l’implication du top management sont les facteurs clés qui permettront de mener à bien la démarche.