Que demande-t-on à un intranet collaboratif aujourd’hui ? De plus en plus de choses ! L’intranet d’entreprise est devenu un système d’information à lui tout seul, ajusté à la taille de l’entreprise, à son organisation et aux besoins des salariés qui la composent. Avec un nouveau mot au centre des usages : le travail collaboratif.
Qu’est-ce qu’un intranet collaboratif pour l’entreprise ?
Concrètement, un intranet collaboratif est un service disponible sur le web, hébergé soit au sein de l’entreprise, soit dans le Cloud. Son utilisation est réservée à un ensemble de personnes autorisées (salariés, partenaires, invités, etc.). L’intranet offre toutes les fonctionnalités de travail collaboratif qui permettront aux salariés de l’entreprise de mieux travailler ensemble.
Tout d’abord, vous devez savoir quelles fonctionnalités vous souhaitez avoir pour votre intranet, mais quelques-unes sont incontournables :
- La centralisation de l’information : avec un intranet collaboratif, elle se situe au sein d’un espace commun à tous les collaborateurs, disponible de façon permanente et se diffuse auprès de ceux qui en ont besoin. Ce qui permet de gagner en efficacité et en temps.
- La gestion des projets et tâches : en adoptant un intranet collaboratif, vous disposerez ainsi d’une vision globale sur les projets et les tâches à venir. Ainsi, les collaborateurs sont informés en temps réel de l’évolution des tâches assignées à chacun. Cet aspect est pratique pour tous, collaborateurs et managers.
- La gestion des contacts (CRM) : la transition digitale a permis de décloisonner les services des entreprises. Et grâce à l’intranet collaboratif, tous les utilisateurs peuvent accéder à des fiches clients, ou partenaires ou prospects et donc aux informations associées. Ils peuvent également les enrichir avec leurs propres données si besoin !
Cependant il existe bien d’autres fonctionnalités :
- Le partage de la connaissance
- Le partage d’actualités
- La simplification des processus administratif
- La gestion des profils collaborateurs
- Etc.
Pour conclure les fonctionnalités peuvent être multiples et dépendent de la taille de votre entreprise, du produit que vous avez choisi, du coût de la solution et surtout de votre besoin ! Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, des solutions existent !
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Pourquoi mettre en place un logiciel collaboratif ?
Aujourd’hui, la plupart des solutions proposent un ensemble de modules déployables à façon. Attention, tous les produits ne proposent pas toutes les fonctionnalités. Il est donc important de clairement formuler votre besoin d’aujourd’hui … et de demain.
Alors pourquoi mettre en place un logiciel collaboratif ?
Le premier bénéfice d’un intranet est de centraliser l’information et de la rendre plus facilement disponible. Son utilisation va donc permettre d’améliorer la productivité. Mais il existe d’autres bénéfices :
- Le travail collaboratif apporte un gain de temps en limitant les réunions
- Les mails internes sont moins nombreux
- La communication est efficace grâce à un outil de travail collaboratif
- La collaboration est possible où que vous soyez
- Votre entreprise devient ainsi plus agile
- La transparence devient le maître-mot
- Et surtout vous permettez l’intelligence collective de se développer.
Pour aller plus loin >> le trio gagnant : ERP, GED et collaboration
Certains prestataires vous offrent aussi la possibilité de développer ou d’améliorer des fonctionnalités en fonction de votre besoin.
Comment réussir son projet d’intranet collaboratif ?
Pour commencer nous sommes ici dans la conduite du changement et il existe quelques étapes incontournables, il faut :
- Vérifier que le projet s’inscrit pleinement dans la stratégie de l’entreprise pour qu’il soit porté par la hiérarchie.
- Faire un état des lieux de la maturité de l’entreprise car la culture d’entreprise influence autant le périmètre du projet que les axes de développement de l’Intranet.
- Cadrer le besoin : on peut vouloir s’acheter à tout prix une Ferrari mais fait-on le bon choix si on roule principalement en ville ? Prenez le temps de cadrer votre projet, de définir clairement votre besoin et les fonctionnalités qui vous seront essentielles.
Ensuite n’oubliez pas : Amener un nouvel outil dans l’entreprise, c’est changer les habitudes des salariés. Plus vous ferez simple, plus l’adoption d’un nouvel outil sera meilleure.
- Trouver un sponsor hiérarchique : vous ne ferez pas tout, tout seul ! Un tel projet de déploiement doit être absolument soutenu par votre hiérarchie. Elle vous aidera aussi, après le déploiement, à trouver les bonnes façons d’animer votre future plateforme collaborative.
- Communiquer : en bousculant vos salariés, vous aurez surement à affronter des réticences au sein de l’entreprise. N’oubliez pas de communiquer sur le projet, dès le départ. Faites participer les autres en organisant des réunions, des sondages ou en testant des solutions.
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