Le journal du net publie cette semaine un article sur l’importance d’une bonne combinaison entre l’utilisation d’un ERP (pour gérer le quotidien), d’une GED (pour gérer l’information au sein de l’entreprise) et de l’esprit collaboratif (pour gérer, en quelque sorte, les usages). Idées à partager.
Des outils pour structurer l’information
Les outils de gestion des activités de l’entreprise sont regroupés dans l’ERP (aspects comptables, production, achats, finance, etc.). L’ERP est souvent la colonne vertébrale de l’entreprise. La gestion documentaire, quant à elle, recouvre les documents liées à cette activité (documents commerciaux, contractuels, informations sur les clients, fiches techniques ou qualité etc.). À l’origine dispersés sur tous les postes de travail des différents salariés de l’entreprise, ces documents sont classifiés dans la GED ( Gestion électronique des documents). Un outil de GED permet de structurer l’information et de facilement la diffuser.
Une plateforme collaborative pour enrichir la donnée
Un ERP, une GED, pourquoi encore une solution collaborative en plus ? Tout d’abord, sachez que certains outils du marché cumulent les deux dernières fonctionnalités. Vous n’aurez donc pas à installer pléthore de logiciel au sein de votre entreprise !
Disposer d’une solution intégrée collaborative vous permettra de gagner du temps : un nouvelle information dans la GED (comme une facture ou une nouvelle fiche produit) pourra directement être reliée aux informations contenues dans l’ERP, sans effort supplémentaire. Une solution pour faciliter les échanges, la communication et éviter la redondance.
« Autre point fort d’une solution intégrée, la traçabilité. Elle permet de sécuriser les processus de traitement du document et, dans un environnement où tout est connecté, de suivre et éventuellement retrouver tous les événements » (*)
(*) source complète de l’article sur le site du journaldunet
