Vous avez décidé d’utiliser un outil de gestion de projet pour améliorer vos performances ? Voilà trois conseils pour assurer la réussite de votre management de projet.
1ère bonne pratique : un outil ne fait pas tout, posez-vous les bonnes questions !
Un outil de gestion de projet est un outil très efficace pour vous aider à gérer et prioriser les différents projets que vous menez de front. Cependant il ne va pas remplacer votre matière grise ! Avant de choisir (ou de configurer) votre outil de gestion de projet, pensez à mettre à plat la manière dont vous allez l’utiliser et à vous poser les bonnes questions :
- Quels seront les reportings à mettre en place pour vos équipes ?
- Quels seront ceux à remonter à votre hiérarchie ?
- Quels sont les indicateurs clés à piloter ?
Sachez aussi définir les indicateurs qui vous paraissent important et qui pourront, pourquoi pas, générer des alertes depuis l’outil. Voici quelques exemples :
- Suivi des étapes et actions (en cours, non assignées, pourcentage de tâches terminées, etc.)
- Suivi des jalons (atteints, en retard)
- Suivi des temps passés / temps prévus
- Suivi du budget total / consommé
- Suivi des actions critiques
Un outil de gestion de projet doit vous permettre de suivre facilement votre budget, vos délais, vos ressources et l’avancement général de vos différents projets.
Ces efforts vous permettront de trouver le dénominateur commun à l’ensemble de vos équipes projets, à harmoniser leurs pratiques et à rendre l’ensemble des collaborateurs plus efficaces.
2ème bonne pratique : apprenez à anticiper les risques
Facile à dire, mais pas toujours facile à faire ! Effectivement, il n’est pas rare d’avoir le sentiment de devoir gérer des problèmes urgents et importants (matrice d’Eisenhower) à la dernière minute. Un des objectifs de la gestion de projet est de limiter, justement, ce type de déconvenues.
Comment arriver à anticiper les risques ? Suivez nos astuces en adoptant l’ensemble de ces pratiques :
- Maîtriser la bonne lecture des données remontées dans votre gestion de projet (budget, délais, risques et alertes, qualité des livraisons, manque de ressource, etc.)
- Être régulier dans l’appréciation de cette lecture
- Avoir une vue globale de vos projets
- Prioriser vos projets en appréciant leur valeur
En somme, vous allez devoir prendre du temps pour vous approprier l’outil et les bonnes pratiques de management (de manière quotidienne ?), afin de ne pas en perdre en cas de problème.
3ème bonne pratique : pensez collaboratif
En effet, le véritable facteur clé de succès est de favoriser et faciliter le travail en mode collaboratif. C’est-à-dire améliorer la communication, la coordination et la coopération de différents intervenants autour d’un projet commun et d’éventuels sous-projets.
Dès le début de votre projet, 3 actions à mettre en place :
- Impliquez vos partenaires dans votre démarche
- Documentez vos pratiques
- Informez les équipes projets
Cette attitude permettra de développer plus efficacement une culture projet partagée, de formaliser et d’unifier les méthodes. Efficacité garantie !
Rappelez-vous : l’outil ne fait pas de vous un bon gestionnaire mais, en tant que bon gestionnaire, vous saurez correctement utiliser votre outil de gestion de projet pour améliorer votre efficacité et celle de vos collaborateurs !
