Le module projet vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur vos portefeuilles de projets et vos projets, et d’identifier rapidement qui s’occupe de quoi. Vous bénéficiez d’un accès simplifié au dossier de cadrage, votre planning s’affiche sous la forme d’un diagramme de GANTT et vous évaluez ainsi la charge de travail de vos équipes pour mieux la répartir. Ce module permet une gestion de projet et d’équipe plus opérationnelle car il offre une vraie vision d’avancement des projets, une traçabilité des actions et un partage d’informations optimal.

Vos différents projets créés au sein de la plateforme intra’know peuvent être regroupés par portefeuilles dans le but de faciliter votre prise de décision et d’augmenter votre visibilité. Le portefeuille de projets rassemble ainsi toutes les informations liées aux projets en termes d’avancement, de plannings, de ressources et de budget. Cette vue permet au responsable de portefeuille ou au chef de projet de retrouver l’ensemble des informations clés d’un projet et son avancement.

Chacun de vos projets pourra être composé d’un dossier de cadrage que le chef de projet élabore en début de projet et qu’il peut faire vivre tout au long de la vie de son projet. Celui-ci permet de préparer son projet en amont et fournit une vision formalisée synthétique, mais complète, des éléments structurants du projet. Le chef de projet définit ainsi les principaux objectifs, enjeux, risques et facteurs clés de succès, afin de s’assurer que la préparation du projet soit la plus complète possible.

Pour accroître l’agilité de votre gestion de projet, le planning est géré sous la forme de diagramme de GANTT, qui permet de visualiser l’enchaînement des étapes et des actions. Les actions importantes peuvent être définies comme un jalon avec un responsable, une charge prévisionnelle et un délai de réalisation. Ainsi cette vue offre une interface ergonomique et permet de visualiser et adapter efficacement son planning en fonction de l’avancement du projet

Rattaché à vos portefeuilles de projets, le tableau de bord regroupe les principaux indicateurs de coûts, de délais et de qualité nécessaires au pilotage de l’activité de votre entreprise. Associé à cette vue, vous pouvez insérer des comptes-rendus, qui vous permettront de créer un véritable journal de bord du projet et tracer ainsi les grandes décisions et points d’avancement de vos étapes et actions. De plus, pour vos besoins les plus avancés, intra’know peut être couplé à la solution de Business Intelligence (B.I) Qlik Sense permettant ainsi la création de tableaux de bord entièrement personnalisés.

Maîtrisez votre budget dans le portefeuille des projets en saisissant les montants directement dans la fiche projet. intra’know prévoit le suivi des éventuelles dérives budgétaires en comparant le budget initialement prévu, le budget réalisé et les réévaluations successives.

Enregistrez et suivez le temps passé par chaque utilisateur sur des activités liées aux projets, ou hors projets (relation client, travaux, chantiers, etc.), les temps associés à des activités internes ou récurrentes, mais également les absences (différents types d’indisponibilités). Vous pouvez ainsi comprendre la répartition des activités entre les acteurs de l’entreprise sur un périmètre donné (unité, service, …) et mieux suivre le pilotage de l’activité de votre organisation, suivre aussi les projets en planifiant en fonction de la disponibilité de chacun des participants. Cette vue permet ainsi de trouver rapidement la charge prévue sur le projet et celle réalisée.

Ce module est notamment utile pour la justification des temps de travail lors de la demande d’un crédit d’impôt de recherche (CIR) ou d’un crédit d’impôt innovation (CII), grâce à la Grille hebdomadaire complétée par chaque collaborateur (pour qui, le sujet, actions, temps passé) 

La saisie des temps permet une analyse par les responsables des temps de leurs collaborateurs par période, par projet, par activité, … Ils peuvent visualiser des temps saisis sur leur périmètre de responsabilité (projet, activité, …).

Optimisez le suivi des demandes (client, interne, …) sous forme de tickets, de leur identification à leur résolution. Le processus de traitement et les champs de saisie sont paramétrables afin d’optimiser le traitement des demandes, le passage de relais et ainsi répondre à toutes les demandes centralisées dans l’outil.

Grâce à un formulaire de remontée des demandes configurables  et la possibilité d’un traitement en 1 à 4 étapes, par exemple (2 étapes), ainsi que la visibilité complète de l’historique de suivi, vous pourrez suivre l’évolution du ticket par l’équipe chargée du bon suivi de la demande. A réception de la notification, un responsable de traitement devra être affecté au ticket et un observateur peut être notifié afin de suivre le traitement du ticket. 

A savoir : les tickets peuvent être liés à des projets et à des actions. On retrouve ainsi un raccourci directement dans le module projet pour accéder aux tickets en cours et résolus en lien avec le projet. Des connexions entre les modules afin de faciliter le pilotage de l’activité.

Pilotez les interventions affectées à l’ensemble des collaborateurs : des interventions projet, des interventions liées à une fiche client, les interventions liées à un dossier collaborateur ou tout autre type d’intervention. 

Vous pourrez ainsi piloter finement les tâches des collaborateurs et, une fois réalisées, un compte rendu de synthèse peut être capitalisé dans le projet associé. 

Grâce au module INTERVENTION, vous pouvez créer et piloter des tâches pour vous-même et aussi pour les autres dans différents modules en précisant le sujet, la date de réalisation, le temps prévu, la priorité, … Lorsqu’une intervention est finalisée, un compte rendu de fin d’intervention peut être capitalisé dans le module hébergeant l’intervention (CONTACT, PROJET, RH …). De plus , il existe la possibilité de faire sa saisie des temps directement via l’intervention lors du compte rendu.  

Lors de l’attribution d’une tâche, notifiez directement les acteurs et/ou réaffectez des interventions si nécessaire. Ce module permet une gestion  dans le détail des projets ou activités des collaborateurs.