Épisode # 4 : Comment redynamiser la relation avec nos clients ?

Comment redynamiser la relation avec nos clients et mieux prioriser les travaux à mener sur les prochaines semaines en télétravail ?

La crise du Covid-19 a considérablement ralenti l’activité économique. Toutefois, tout n’est pas arrêté et il convient d’ores-et-déjà de préparer au mieux la phase de reprise progressive à la fin du confinement.

On vous propose de témoigner ci-dessous sur redynamisation de la relation avec nos clients, pour programmer les actions prioritaires.

Dans cette organisation en télétravail, on se rend compte l’intérêt de se discipliner en équipe et tracer les informations clés. L’utilisation d’un logiciel collaboratif de gestion de la relation client permet en retour, de bénéficier d’une amélioration du télétravail.

Pour accompagner cette dynamique, on utilise le module « CONTACT » de notre logiciel intra’know.

Le module « CONTACT » est une base centrale pour collecter et organiser les informations importantes. Elles concernent les structures (clients, prospects, fournisseurs, partenaires, intermédiaires…) faisant partie de l’écosystème d’une entreprise. Tous les collaborateurs bénéficient, de cette façon, du même niveau d’information.

De plus, il sert à planifier des actions nécessaires pour dynamiser la relation avec ces structures.

Ensuite grâce à la création simplifiée d’un compte rendu, d’optimiser le parcours de l’information client dans l’entreprise.

Un partage transversal de l’information optimise la performance de toutes les activités internes concernées, et améliore l’expérience du client. Il sera ainsi mieux servi !

Le module CONTACT permet aussi de suivre un portefeuille d’affaires, de faire du e-mailing, de suivre les réclamations en cours.

• Module “DEMANDE/RÉCLAMATION” optionnel

Ainsi que les projets menés avec le client, partenaire, fournisseur (module “PROJET” optionnel).

L’usage du module “CONTACT” pour tracer toutes les informations utiles (compte-rendus, dossiers en cours, changement d’interlocuteur ou de coordonnées…) sur une structure client ou partenaires, fait partie des bonnes habitudes internes à Yieloo. Toutefois, nous devons bien reconnaître que les informations, partagées autour d’un café passaient au travers du processus.

Du fait qu’elles ne soient pas suffisamment tracées:

Elles peuvent ne pas être considéré comme un problème car la facilité de synchronisation en mode présentiel permet de compenser.

Le télétravail nous oblige à plus de discipline et aussi à tracer tous les comptes rendus, échanges, et autres.

De telle sorte à ce que les collaborateurs de Yieloo soient naturellement coordonnés. De façon à ce qu’ils aient tous le bon niveau d’information sur les clients.

Par ailleurs cela évite les décalages, les éventuels discours à plusieurs voix.

Afin d’actualiser la situation de nos clients face au COVID-19, nous avons créé et planifié en équipe des actions sur chaque « fiche structure » afin de :

• Reprendre contact soit par téléphone soit par mail.
• Comprendre le plus précisément possible leur situation actuelle : en activité, totale ou partielle, télétravail, leur organisation, leurs projets…
• Puis par le biais de comptes rendus, partager de façon transversale pour que toutes les personnes qui ont besoin d’être informées le soient.

A la lecture de la consolidation des informations, cela nous permet de coordonner, prioriser les actions importantes pour nos clients.

Utiliser un logiciel collaboratif de gestion de la relation client, comme intra’know et son module “CONTACT” permet :

• De capitaliser dans la durée sur la connaissance de ses clients. A ce titre, la caractérisation d’un contact (coordonnées, secteur d’activité, CA, …) est très personnalisable grâce à l’ajout de champs supplémentaires pour approfondir cette caractérisation.
  • En disciplinant tout le monde à cette dynamique de capitalisation, vous facilitez le partage et évitez le risque de fuite d’information sensible en cas de départ d’un collaborateur.
• De partager les informations uniquement avec les parties prenantes choisies (grâce à une gestion très précise et fine des droits) pour garantir la confidentialité de ces informations, posées dans un espace unique et central.
• De programmer et tracer les interactions avec une structure :
  • Les rendez-vous sont programmés, puis la trace (à l’aide de comptes-rendus) de ces interactions sont partagée largement, ainsi que les documents associés ou bien les devis faits/envoyés/validés.
• De permettre une reprise de contact simplifiée et en nombre grâce au publipostage et à la génération de courriers types au format de votre entreprise.
• D’avoir un meilleur suivi commercial grâce à la classification/priorisation des opportunités commerciales ou affaires, liées à la structure.
• De simplifier la recherche dans la base de données grâce à un moteur de sélection paramétrable et personnalisable.

Nous vous proposons une astuce/bonne pratique :

• se donner la règle de toujours avoir une prochaine intervention à réaliser pour suivre votre client.
• programmer, juste derrière un rendez-vous, le temps nécessaire (et rendu ainsi indisponible pour faire autre chose) pour faire le compte-rendu

Nous espérons que notre expérience et notre organisation à distance, mise en place ces dernières semaines. Cela nous permet également de faire le meilleur usage de vos modules.

Et ainsi d’utiliser notre plateforme collaborative de la façon la plus optimum pour vous.

Pour celles et ceux qui voudraient découvrir voire tester ce module, c’est par ici

Vous voulez en savoir plus ?

La suite au prochain épisode !

● se donner la règle de toujours avoir une prochaine intervention à réaliser pour

suivre votre client.

● programmer, juste derrière un rendez-vous, le temps nécessaire (et rendu ainsi

indisponible pour faire autre chose) pour faire le compte-rendu